HANDBUCH

Krisenmanagement - HANDBUCH

Krisenhandbuch: Wer nicht handelt, wird behandelt.

Mit einem Krisenmanagement-Handbuch überlegt durch die Krise

Krisen lösen Urängste aus und es kommt zu kopf- und planlosen Reaktionen. Manchmal handeln Verantwortliche auch einfach nur zu spät und der Störfall entwickelt sich ungehindert. Lassen Sie es nicht so weit kommen! Unternehmen sind im Vorteil, wenn sie über ein gut konzipiertes, ganzheitlich ausgerichtetes und praktisch anwendbares Krisenmanagement-Handbuch verfügen. Es sollte zur individuellen Organisationsstruktur und den Ressourcen des Unternehmens passen. Die Sicherheits- und Krisenmanagement-Experten von SIUS Consulting begleiten Sie bei der Erstellung eines Krisenmanagement-Handbuchs und bei der Zusammenstellung aller im Ereignisfall maßgeblichen Dokumente wie Checklisten, Handlungsanweisungen, szenarienbasierten Ablaufplänen und Informationen.

Unsere Leistungen bei der Erstellung eines Krisenmanagement-Handbuchs:
- Krisenmanagement-Handbücher erstellen
- Vorhandene Krisenmanagement-Handbücher/-Pläne überprüfen und bewerten
- Denkbare unternehmens- und standortspezifische Störungs-, Notfall- und Krisenszenarien betrachten und analysieren
- Eskalationsstufen anhand von Schwellenwerten bzw. Kritikalitätsindikatoren definieren
- Hilfestellung bei der Besetzung und Ausgestaltung der personellen Krisenorganisation aus Krisenstab, Krisenstabsleitung, internen und externen Fachberater/-innen, Krisenteams mit Tätigkeitsbeschreibung und Erstellung der Rollenkarten
- Impulse zur Auswahl und Ausstattung des Krisenstabsraums und der Beschreibung der erforderlichen Ressourcen
- Gespräche suchen, Interviews führen und Abstimmung auf projektrelevante interne und externe Schnittstellen
- Szenarienspezifische Krisenpläne konzeptionieren und erstellen
- Eine effektive und effiziente Darstellung relevanter Entscheidungen und Maßnahmen durch Entscheidungsbäume, Checklisten und Handlungsempfehlungen bei szenarienspezifischen Krisenplänen
- Erforderliche Melde-, Alarmierungs- und Eskalationsverfahren konzeptionieren
- Die „Grundsätze der Krisenstabsarbeit“ (Stabsarbeitstechniken) definieren
- Krisenkommunikationsplan oder Krisenkommunikationsstrategie ausarbeiten
- Haltestatements der Krisenkommunikation erarbeiten
- Psychosoziale Notfallbetreuung von Betroffenen im Ereignisfall vorstellen
- Krisenmanagement-Handbuch auf weitere krisenspezifische und sicherheitsrelevante Anlagen prüfen und Empfehlungen aussprechen
- Implementierung des Krisenhandbuchs unterstützen und begleiten
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Mit dem Krisenmanagement-Handbuch zur effektiven Lage- und Ereignisbewältigung

Worst-Case-Szenarien und mögliche Krisenmaßnahmen sind schnell ausgedacht. Doch wenn diesen Überlegungen das fachliche Fundament fehlt, wenn das Szenario nicht ganzheitlich betrachtet oder Strategien unter Missachtung juristischer Spielräume festgelegt werden, ergeben sich hieraus lediglich Fragmente. Im schlechtesten Fall sind diese unvollständig, verstoßen gegen geltendes Recht oder greifen lediglich in Teilbereichen. In Vorbereitung auf den Ernstfall ist es wichtig, bereits im Vorfeld die richtigen Fragen zu stellen, um das System systematisch und ineinandergreifend aufbauen zu können.

Die Informationslage ist zu Beginn einer Krisensituation tendenziell unzureichend oder gar widersprüchlich. Jeder handelnde Akteur wünscht sich Anweisungen und Prozessbeschreibungen, nach denen in einem solchen Fall zu verfahren ist. Bei einem größeren Ereignisfall ist ein Krisenmanagement-Handbuch essenziell. Arbeitsanweisungen oder Störungsbehebungs-Pläne wie für kleinere Ereignisfälle helfen dann nicht mehr.

Das Krisenhandbuch beschreibt einen Ereignisfall X in einer kurzen Checkliste oder Handlungsanweisung. Darüber hinaus sind unternehmensübergreifende Interaktionen und Zusammenhänge des eigenen Krisenmanagement-Systems dargestellt.

Doch was muss alles in einem Krisenmanagement-Handbuch stehen?
Welche Inhalte sind nützlich, aber nicht entscheidend?
Welche Bereiche des Krisenhandbuchs veralten rasch und bedürfen ständiger Aktualisierung?
Welche Szenarien betrachtet das Unternehmen vorrangig?
Welche Schnittstellen sind im Krisenfall zu informieren oder zu aktivieren?
Wie funktionieren die Interaktionen innerhalb und zwischen den verschiedenen Betriebsbereichen?
Wie kommuniziert das Unternehmen mit Presse, Medien, der Öffentlichkeit und den weiteren Interessengruppen?
Wer alarmiert wann und wie den Krisenstab und wo trifft dieser zusammen?

Die Anfangsphase einer Krise kennzeichnen Experten als die sogenannte Chaosphase. Um schnell zu einer überlegten Handlungsweise zurückzukehren, ist ein Krisenhandbuch unerlässlich. Verantwortliche und handelnde Akteure erhalten auf diesem Weg Struktur und Systematik zur Orientierung bzw. Aufrechterhaltung oder Wiederherstellung der Handlungsfähigkeit. Oft verfügt der Krisenstab über ein sehr kleines Zeitfenster für geeignete Entscheidungen und die Initialisierung von Maßnahmen. Es bleibt meist wenig Spielraum für intensive Diskussionen und meist nur ein Lösungsversuch. Im besten Fall bedeutet das, bereits vor Eintritt des Ereignisfalls erforderliche Entscheidungen festzulegen und Maßnahmen zu definieren, die mit großer Wahrscheinlichkeit ihr Ziel erreichen.

Verantwortliche und Akteure wissen anhand des als Szenario X im Krisenmanagement-Handbuch beschriebenen Vorgehens, was wann und in welcher Form zu tun ist. Der definierte und strukturierte Ablauf verleiht die erforderliche Handlungssicherheit, um kühlen Kopfes zu entscheiden und zu agieren.

Das beinhaltet ein Krisenhandbuch

Krisenmanagement-Handbuch aufbauen mit professioneller Unterstützung

Viele Unternehmen scheitern am Aufbau eines Krisenmanagement-Handbuchs, da es oftmals an der erforderlichen Fachkenntnis mangelt. Außerdem vertrauen sie fälschlicherweise darauf, dass ein umfangreiches Regelwerk schon die erforderlichen Inhalte enthalten wird. Doch das Volumen eines Krisenhandbuchs ist kein Garant für inhaltliche Qualität. Sehr oft bietet ein reduziertes und auf Anwendbarkeit ausgerichtetes Handbuch mehr Nutzen. Im Kern fokussiert es sich auf die Informationen, die im Ereignisfall wirklich hilfreich sind. Die wichtigsten Krisenmanagementprozesse und -maßnahmen sind übersichtlich dargestellt, es hält entsprechende szenarienspezifische Krisenpläne vor und überzeugt durch einen anwenderfreundlichen und handhabungssicheren Aufbau.

Mit unseren Krisenmanagement-Beratern steht Ihnen das branchenübergreifende Fachwissen jederzeit unterstützend zur Seite. Auf Basis Ihrer individuellen Unternehmensstruktur und Unternehmenskultur entwickeln wir ein Krisenmanagement-Handbuch als eine Art Maßanfertigung für Ihr Unternehmen. Dabei berücksichtigen wir die personellen und finanziellen Möglichkeiten des Unternehmens, um eine schnelle Reaktions- und Handlungsfähigkeit im Schadensfall zu ermöglichen.

Aktualisierung und nachhaltige Qualitätssicherung bilden ein tragfähiges Fundament

Das Krisenmanagement-System eines Unternehmens, einer Behörde oder einer Organisation vereint unterschiedliche Aspekte des Krisenmanagements. Grundlage der Überlegungen zur Lage- und Ereignisbewältigung bildet das Krisenmanagement-Handbuch. Dieses beschreibt die Vorgehens- und Herangehensweisen im Ereignisfall X. Es regelt ebenso die szenarienspezifischen Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten.

Das Krisenhandbuch bündelt die folgenden Krisenmanagement-Aspekte:

Aufbau- und Ablauforganisation
Störfallmanagement
Definitionen und Eskalationsstufen
Meldepflichtige Ereignisfälle
Krisenpläne und Sofortmaßnahmen
Alarmierungs- und Meldeverfahren
Interne und externe Verantwortliche sowie deren Erreichbarkeit
Krisenstabsorganisation und Krisenstabsarbeit
Interne und externe Kommunikation (Krisenkommunikationsplan)
Angaben wie Standortpläne, Gebäudepläne, technische Anlagen usw.
Checklisten, Handlungsanweisungen, Handreichungen u. v. m.
Angaben zu Qualitätssicherungsmaßnahmen wie Übungen, Schulungen und Revisionen

Das Krisenmanagement-Handbuch repräsentiert damit die Wissensbasis und ein situatives Nachschlagewerk für die Verantwortlichen und handelnden Akteure. Es enthält als Solche erkennbare, grundlegende Informationen und weiterführende Hinweise separiert vom Hauptteil. Das Krisenhandbuch in mehrere Teile zu gliedern, bietet Vorteile bei umfangreichen Inhalten oder mehreren Betriebsstandorten.

Grundsätzlich sollte das Krisenmanagement-Handbuch nicht für jedermann im Unternehmen zugänglich sein. Vielmehr sind lediglich die im Krisenmanagement involvierten Stellen wie Krisenstab oder Krisenhelfer mit dem Krisenmanagement-Handbuch zu versorgen. Weiteren Krisenmanagement-Akteuren machen Unternehmen die erforderlichen fachspezifischen Inhalte zugänglich.

Das beste Krisenhandbuch nützt wenig, wenn es nicht verfügbar oder auf einem als bereits überholt geltenden Stand ist. Achten Sie darum bei inhaltlichen, prozessualen oder personellen Veränderungen darauf, alle sich im Umlauf befindlichen physischen oder elektronischen Varianten des Krisenhandbuchs zu aktualisieren bzw. auszutauschen. So präzise, ganzheitlich und praxistauglich ein Krisenmanagement-Handbuch ausgearbeitet sein mag, hilft es doch nur, wenn sich Verantwortliche und handelnde Akteure im Vorfeld genauestens mit dem Krisenmanagement und dem zugrunde liegenden Krisenmanagement-System auseinandersetzen. Es ist darum ratsam, den Nutzergruppen die Inhalte, Abläufe und Hintergründe zum Krisenhandbuch und Krisenmanagement-System im Rahmen regelmäßiger Krisenmanagement-Schulungen oder Krisenmanagement-Workshops näher zu vermitteln.

Eine Krise bahnt sich im Moment an, kommt morgen, nächstes Jahr oder nie. Unternehmen, die das Krisenmanagement nicht pflegen, stehen im Ereignisfall mit einem veralteten Hilfsmittel da. Ansprechpartner und benannte Verantwortliche haben den Betrieb längst verlassen und es wurde versäumt, die Verträge mit den externen Dienstleistern an aktuelle Bedingungen anzupassen. Daher ist es mehr als der reine Selbstzweck, alle Dokumente im Krisenhandbuch laufend und konsequent zu aktualisieren. Sonst geht im Ereignisfall wertvolle Zeit verloren. Es werden Telefonnummern gesucht, vermeintlich wichtige Ansprechpartner sind nicht erreichbar und die Sicherheitssysteme erweisen sich als unzureichend. Nach jedem Ereignisfall ist die Evaluierung des Krisenmanagement-Handbuchs Pflicht, um gewonnene Erfahrungswerte zu erhalten und mögliche Optimierungen zu forcieren.

In vielen Unternehmen entwickelt das Thema Krisenmanagement eine Eigendynamik, wenn nicht konsequent von einer Person ganzheitlich und systematisch an dem Thema gearbeitet wird. Entscheiden Sie sich für unsere Krisenmanagement-Experten, die Ihnen nicht nur jahrelange Beratererfahrung in den unterschiedlichsten Branchen und Anwenderkreisen bieten können, sondern auch als Experten für Ihre Best-Practice Lösungen bekannt sind.

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